Amennyiben székhelyszolgáltatást veszünk igénybe, akkor az ügyfelek hivatalos iratainak és üzleti levelezésének kezelésétkülső a szolgáltató végzi. Lássuk, hogyan működik mindez a gyakorlatban.

Postakezelés

A székhelyszolgáltató a cégek számára biztosít egy hivatalos címet, ahol fogadják a postai küldeményeket. Ez a folyamat általában az alábbi lépésekből áll:

• A postai küldemények fogadása: A szolgáltató minden, az adott cég nevére érkező küldeményt átvesz. Ez minden hivatalos levélre, értesítésekre és egyéb postai küldeményekre érvényes.
• A küldemények rögzítése és szkennelése: Az átvett leveleket a szolgáltató adminisztrátora iktatja, és általában szkenneli is. Így az ügyfelek távolról is hozzáférnek a fontos dokumentumokhoz.
• Értesítés az ügyfeleknek: A szolgáltatók általában e-mailben értesítik az ügyfelet az újonnan érkezett küldeményekről. Szükség esetén az ügyfél kérheti, hogy a sürgős vagy hivatalos leveleket nyissák fel, és szkennelve, e-mailben küldjék el.
• A levelek kézbesítése vagy továbbítása: Bizonyos székhelyszolgáltatók kínálnak postai továbbítást is, ahol a beérkezett leveleket előre meghatározott gyakorisággal (pl. hetente), vagy csak az ügyfél kérésére továbbítják a megadott címre.

Adminisztráció

A székhelyszolgáltató adminisztratív feladatokat is elláthat, ami különösen hasznos lehet a távoli, vagy nem folyamatosan irodát használó ügyfelek számára:

• Hivatalos értesítések fogadása: A szolgáltatónak szerepe van a hivatalos értesítések átvételében, például NAV-tól érkező vagy bírósági iratok esetén. Ezeket az értesítéseket általában azonnal továbbítják az ügyfélnek, hogy elkerüljék a határidős mulasztásokat.
• Dokumentumok rögzítése és archiválása: A szolgáltató archiválhatja a beérkező hivatalos leveleket, így azok később is visszakereshetők.
• Cégnévtábla kihelyezése: A jogszabályok előírják, hogy a székhelyen szerepelnie kell a cég nevének, ezért a székhelyszolgáltató gondoskodik a cégnévtábla kihelyezéséről az adott címen.
• Kapcsolattartás a hatóságokkal: Ha hatósági személyek érdeklődnek a cég székhelyén, akkor a szolgáltató kész kapcsolatot biztosítani, illetve jelzi az ügyfél számára a megkeresést.

Fontos tudni, hogy a székhelyszolgáltatók csak a postakezelésért és a formális adminisztrációért felelnek, de nem veszik át a cég üzleti ügyintézését. Ugyanakkor a fentieken túlmenően más szolgáltatásokat is tartalmazhatnak a szolgáltatók csomagjai.